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Office 365進階活用秘訣TOP 7-(1)

出處:www.netadmin.com.tw/article_content.aspx?sn=1208280010 作者:顧武雄 時間:2013-5-19 18:02:26
Office 365將過去企業內部中許多相當出色之協同合作應用的經驗延伸至雲端上,並且簡化了許多管理上的複雜度以及強化了雲端使用者的經驗設計。為順應這股潮流,本文將分享幾則Office 365最常見的進階應用技術問答,包括如何以工具遠端管理Exchange Online設定、使用智慧手機存取SharePoint資料、快速發起一個線上視訊會議、建立會議室資源與管理預約等等功能。
雲端運算的應用,確實為企業節省了不少成本,然而對Office 365的應用來說,一般資訊工作者並不需要理會這項服務是建置在私有雲端還是公有雲端,因為對他們來說,只要所提供的服務可以提升工作效率,並且從連線登入的那一刻起都能夠確保資料的安全無虞,就是最好的雲端服務。 

事實上,Office 365不僅滿足一般資訊工作者的行動商務需求,同時也提供企業資訊部門落實IT管理政策的需要,這包含控管不同人員與不同服務的授權連接、各項郵件法規遵循的設置、行動通訊的管制、不同單位網站的劃分與權限配置等等。
 

一般資訊工作者都希望更有效率地管理大信箱,並且可以隨時隨地透過行動裝置來存取自己的信箱、管理公司會議,以及快速找到所需要的資料。

而資訊人員則希望管理Office 365,就如同管理位於公司內網的伺服器一樣流暢,甚至於越簡單越好。
 

以上這些情況在Office 365上都辦得到,以下的企業現場實戰問答,將會傳授其中幾項最實用的Office 365管理秘訣。
 

TOP 1:如何以工具遠端管理Exchange Online設定
 

我知道在Office 365網站上可以透過Exchange Online的ECP網站來管理組織的信箱,但對於更細節的管理需求,不知道是否有專屬的遠端管理工具可以使用? 

一般使用於企業內部Exchange Server 2010所提供的圖形介面管理主控臺,以及內建於Windows 7/Windows Server 2008 R2中的Windows PowerShell命令主控臺,都可以使用在Exchange Online的連線管理上。 

首先介紹Exchange Server 2010管理主控臺的使用。如圖1所示,此為已經連線企業內部Exchange Server的管理主控臺,先在最上層的節點上按一下滑鼠右鍵,然後點選快速選單中的【新增Exchange樹系】。
 


▲圖1 新增Exchange樹系。





接著,在如圖2所示的「新增Exchange樹系」視窗內輸入一個易記的識別名稱,並且在下拉選單之中選取【Exchange Online】,然後按下〔確定〕按鈕。 


▲圖2 新增Exchange樹系設定。


緊接著,彈跳出如圖3所示的「Windows安全性」視窗。輸入Office 365中的管理員E-mail位址與相對的密碼,並且勾選「記住我的認證」設定,然後按下〔確定〕按鈕。 


▲圖3 驗證輸入。


成功登入之後,出現如圖4所示的Exchange Online首頁。若進一步將各節點展開來,就可看到所有能夠設定的功能項目。 


▲圖4 成功連線Exchange Online
在這裡,有經驗的IT人員可能會發現少了「伺服器組態」節點,其主要的原因是,這部分的組態配置是在雲端的Exchange Online上交由原廠負責維護。 

看完了圖形介面的Exchange管理主控臺的遠端管理之後,接下來介紹更進階的Windows PowerShell命令主控臺連線管理的作法。 

以Windows 7為例,在「控制臺」的「系統管理工具」頁面中,如圖5所示以系統管理員身分開啟「Windows PowerShell Modules」程式。 


▲圖5 開啟Windows PowerShell。


接著,如圖6所示設定一個身分認證的變數,本例輸入「$LiveCred=Get-Credential」,按下〔Enter〕按鍵後將會出現「Windows PowerShell認證要求」視窗,請輸入Office 365的系統管理員的E-mail位址與密碼,然後按下〔確定〕按鈕繼續。 


▲圖6 連線設定。


成功通過身分驗證後,必須再設定一個建立工作階段的變數。在此請輸入「$Session=New-PSSession –ConfigurationName Microsoft.Exchange –ConnectionUrl https://ps.outlook.com/powershell -Credential $LiveCred -Authentiantion Basic –AllowRedirection」,並按下〔Enter〕按鍵。 

完成建立兩個必要變數之後,輸入「Import-PSSession $Session」再按下〔Enter〕按鍵。執行後如果出現如範例中所顯示的錯誤訊息,表示在Windows PowerShell介面中並未開放執行遠端的登入。 

解決方法很簡單,只要如圖7所示一樣下達「Set-ExecutionPolicy RemoteSigned」指令即可。完成此安全性設定之後,再重新下達「Import-PSSession $Session」即可成功。 


▲圖7 修改執行原則。


當Windows PowerShell成功連線Exchange Online之後,便可以開始下達各種Exchange的管理命令。讀者可以如圖8所示,下達「Get-Mailbox」指令來取得目前Office 365雲端上的信箱,當然也可以下達Set-Mailbox指令來設定某些人員信箱的屬性。 


▲圖8 執行Exchange命令。


TOP 2:如何使用智慧手機存取SharePoint資料 

我是一位經常在外辦公的業務人員,因此希望除了透過筆記型電腦來存取SharePoint文件庫資料外,最好也可以隨時透過手機開啟相關重要文件並進行閱讀,請問這要怎麼設定? 

針對每一個在Office 365上所建立的SharePoint網站,都有一個專屬的行動裝置網站的URL可供連線。如圖9所示,只要進入該網站的「網站設定」頁面,便可以在右側的「網站資訊」下方找到此超連結。 


▲圖9 SharePoint網站設定。


如圖10所示,便是筆者在自己的HTC手機瀏覽器中將上述的範例網站加入到「我的最愛」中。 


▲圖10 手機瀏覽器。


點選之後,將會出現經由智慧手機瀏覽器所連線的SharePoint網站首頁。在此除了檢視所有頁面與網站內容外,也可以進行全文檢索的搜尋。 

圖11所示則是在「搜尋」頁面中執行關鍵字搜尋後的畫面,可以點選任一Office文件來查看內容。 


▲圖11 資料搜尋
如圖12所示,以開啟一個PowerPoint檔案的線上預覽為例,可以看見每一張投影片的標題及其影像,點選任一投影片便可以放大檢視。同樣地,對於其他Office文件也同樣進行相同的操作,例如Word、Excel檔案。 


▲圖12 文件內容導覽。


TOP 3:怎樣快速發起一個線上視訊會議 

請問在Office 365中該如何安排一個多人的線上Lync會議預約,好讓被邀請的同仁可以在指定的日期時間內,從不同的地區與位置來加入線上會議的討論? 

只要已經在個人的電腦上安裝Outlook 2010與Office 365所提供的Lync 2010,便可以如圖13所示在Outlook 2010介面中點選「新項目」下拉選單中的【線上會議】。 


▲圖13 Outlook線上會議。


接著,在新會議邀請的設定頁面內,將會自動加入線上會議的超連結,以供所有被邀請的人點選該連結來加入線上會議。 

此外,還必須設定收件者、主旨以及開始時間與結束時間。完成後按下〔傳送〕按鈕即可。 

當線上會議邀請即將到來時,所有被邀請的人員將會在Outlook中收到如圖14所示的「提醒」視窗。只要按下〔線上加入〕按鈕,就會進入Lync的雲端會議室。 


▲圖14 線上會議通知。


至於仍在行動中的人員,同樣會在智慧手機上看到如圖15所示的會議提醒通知。 


▲圖15 線上會議。


不管是個人電腦還是各種智慧行動裝置,只要有連接Office 365雲端服務,坐在電腦前的使用者除了可以立即進入到會議室外,還能夠開啟語音視訊進行線上交談。 

而行動中的智慧手機使用者,只要安裝Microsoft Lync行動裝置版,一樣可以加入並使用即時訊息的文字交談功能。 

TOP 4:如何建立會議室資源與管理預約功能 

請問在Office 365中如何建立公司的各種會議資源,例如投影機、會議室等等,並且讓使用者在會議的邀請中可以進行這些資源的預約,此外是否也能夠讓某些特定資源的預約,一定要經由特定人員的核準之後才可以使用呢? 

針對以上會議資源管理需求,在Office 365中都可以達成。如圖16所示,首先進入Exchange線上服務的「選項」頁面,然後切換至「管理我的組織」頁面中。 

接著,在「使用者與群組」頁面中點選「新增」下拉選單中的【會議室信箱】。這個選項的功能可以應用在各類會議資源的建立上。 


▲圖16 新增會議室信箱
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