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SaaS服務體驗之尚易企業郵箱應用評測

出處: it168 作者:水太深 時間:2011-7-21 15:48:27

說道企業郵局,就不得不提尚易企業郵箱。這主要是尚易是從技術出身的一家企業。其實現在很多企業郵局,包括網易,其后臺數據的郵件系統都是尚易開發的。后來尚易覺得在這方面有一定的商業前景,也開始進入這個行業。在這篇文章中,筆者將對尚易的企業郵箱進行測試,以幫助大家對尚易的企業郵局產品有一個整體的認識。

  一、尚易企業郵局的技術優勢

  說道尚易企業郵局,就一定要談其技術架構。與其它企業郵局不同,尚易企業郵箱產品的是其自主開發的、擁有知識產權的CoremailTx 郵件系統。這個郵件系統不僅它自己在使用,網易、中國移動等多家運營商,其郵局也用的是尚易的產品。為此其可靠性就有很大的保障。

  據筆者的了解,Coremail XT是在原Coremai l3.0的基礎上對系統進行了優化組合,使其能夠同時在一個大型企業、運營商或者中小企業都能得到廣泛高質量應用的郵件系統。良好的系統設計能夠提升郵件系統的整體性能與安全系數。

  為此從后臺架構上來說,尚易企業郵局具有比較大的優勢。當這個郵件系統升級時,尚易的郵件用戶肯定能夠最先得到相關的收益。

  二、對關鍵內容實施監控,防止信息泄露

  企業現在對信息的價值已經越來越看重。而且現在企業用戶通過郵件來傳遞信息也越來越普遍。用戶有意無意會將一些對企業比較有價值的信息泄露出去。為此企業希望有一種行之有效的方法能夠對郵件進行監控。在傳統的操作中,也可以實現一定程度的監控。如通過郵箱設置,可以將所有的郵件都轉發一份副本到一個固定的郵箱中。然后對這個郵箱中的郵件進行抽查,以判斷是否有違規的郵件。不過由于用戶郵件數量比較多,此時往往只能夠通過抽查的方式。這種傳統的監控策略,不僅工作量巨大,而且難免會存在一些漏網之魚。所以企業在選擇企業郵局時,也會將郵件的監控策略考慮在內。

SaaS服務體驗之尚易企業郵箱應用評測

  尚易企業郵箱為滿足企業用戶在安全方面的要求,也涉及了一套比較有效的郵件監控功能。簡單的說,企業郵箱管理員可以根據企業的實際情況來進行設置。如管理員可以直接在后臺界面中根據需求來設置監控的郵箱、被監控的郵箱。甚至可以根據被監控郵件的主題、內容或者附件等各中條件,來設置監控策略。如用戶發送郵件時帶有CAD圖紙,那么就自動將其轉發到監控郵箱中。一旦監控策略設置完畢,只要符合特定條件的郵件,在收發過程中都可以直接復制一份進入到監控郵箱中。即使用戶通過的是客戶端軟件來進行收發郵件,這個策略也同樣有效。如此的話,就可以實現信息傳遞過程的跟蹤記錄。

  這種監控策略雖然能夠起到一定的效果,但是筆者認為仍然還有一定的改進空間。因為這還只是事后的監控,而缺乏事先的處理。畢竟違規郵件發出去了,對于企業來說,損失已經造成。再怎么處罰員工,企業的損失也可能已經無法挽回。筆者認為尚易在這方面還可以進一步進行優化。如可以設置某些用戶根本無法發送帶有CAD圖紙的郵箱。當監控到這種違規情況時,就自動攔截這封郵件,不允許其發出去。同時將郵件的副本轉發到監控郵箱,并且可以通過手機短信等方式來告知管理員。如此的話,才能夠實現事先的監控。

  三、郵件審核,提高企業的形象

  在信息化辦公普及的情況下,郵件已經不再是單純的郵件系統,往往帶有一些辦公自動化的性質。如現在銷售經理讓銷售員給一家客戶進行報價。出于企業形象的考慮,銷售經理一般要求銷售員在報價之前,先要經過其審核才行。在傳統的操作中,銷售人員需要先將報價的郵件發送給銷售經理。銷售經理認可之后再回復郵件給銷售員,然后銷售員在發送給客戶。這中間就多了很多環節,會影響工作效率。而且銷售經理還不能夠保證,業務員發送給客戶的郵件,是否有改動過。筆者就遇到過這樣的客戶。他們要求在郵件系統中多一道審批功能。當銷售人員發送給客戶的郵件時,需要先經過其審核。審核通過后,才會自動向外發送給客戶。

  如果要實現這種需求,尚易企業郵局能夠實現嗎?經過筆者的測試,在最新版的尚易企業郵局中增加了郵件審核功能。簡單的說,企業郵箱管理人員可以根據需求對整個部門、個人、帶有特定主題、信頭,甚至帶有特定附件名稱的郵件收發設置審核策略。如現在企業中對客戶報價采用企業特定的Word文檔。這份Word文檔的命名規則是“**客戶**系列產品報價資料”。系統一旦發現附件的名字中帶有“報價”兩個字,就會自動觸發審核流程。

  在尚易企業郵箱中,還可以對發往某一地址的所有郵件進行審核等等。利用郵件審核功能,重要的商務信件無需再單獨起草讓領導審批,與之相關的商務信件在點擊發送后,會自動進入正規的審核流程,領導審核只需輕輕點擊“審核通過”,郵件便自動發送到收件人信箱。郵件審核功能的推出將替代企業傳統審核流程,極大提高人員工作效率。

  不過這里筆者又要多說一句。筆者認為,尚易在這里應該還可以做得再完善一點。如可以將工作流的內容也放入到郵箱系統中。現在工作流的設計也已經比較成熟。可以借鑒一下現成的工作流模塊,將相關內容跟企業的郵箱系統集成。通過工作流來審核郵件,對于用戶來說,操作起來會更加的方便與直觀。

  四、郵件召回,給用戶一顆后悔藥

  在實際工作中,我們經常會遇到這種情況。郵件發出去了,我們才覺得有東西忘記寫了,或者內容寫錯了,甚至發錯了的情況。此時用戶只能夠再重新發一封郵件說明一下。這增加工作量不說,重要的是會影響用戶的威信。如果是給客戶的話,還會給企業的形象帶來負面的影響。如果遇到這種情況,在對方還沒有閱讀郵件之前,能夠有一個召回的功能,無疑會比較受用戶的歡迎。

SaaS服務體驗之尚易企業郵箱應用評測

  尚易的企業郵箱系統就有這方面的功能。尚易企業郵箱,提供具有獨家編碼、解碼技術的郵件召回功能,同一個站點內已發送的未讀郵件可輕松撤回。減少因為錯誤的郵件發送而導致的工作失誤。簡單的說,就是用戶發送郵件之后,發現已發送的郵件有問題,只要對方還沒有閱讀,就可以召回。就算郵件已經到了對方的郵箱,只要其沒有打開,就可以召回。而且對方不會知道郵件召回這個事情。郵件召回功能就好像給用戶一顆后悔藥,能夠給用戶帶來很大的收益。

  不過其在設計時,筆者認為還有一個漏洞。如對于群發的郵件。當用戶同時發送郵件給5個用戶,其中兩個用戶閱讀了這封郵件,還有3個用戶沒有閱讀。此時如果用戶召回了郵件,那么該如何處理?如果召回的話,不同用戶之間的信息就會不對稱,從而可能會導致更加惡劣的影響。對于這種情況,該如何處理,筆者認為還是有商榷的地方。

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