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召開成功會議的十大要領

出處:5DMail.Net收集整理 作者:5DMail.Net收集整理 時間:2011-5-27 10:52:17

開會是團隊建設、合理決策以及相互協作的重要手段。但是組織不力、效率低下的會議不僅起不到積極的作用,反而會使員工士氣低下,生產力下降。
不妨用下面的方法計算一下:在你召開下一次會議時,數一下到會的人數,估算他們的小時薪金。把各人的數字相加,另外再附加33%的公司總開銷,把總數乘以會議的時長(以小時為單位),就能大概算出會議的成本。結果或許令你大吃一驚,但這還不是故事的全部。因為IT員工的工資通常不僅僅是小時薪金所能衡量的,他們很可能需要會后加班才能彌補開會所耽誤的時間。 
面對如此昂貴的會議成本,會議組織者對于如何召開高效會議缺乏培訓和必要的知識這一狀況更令我吃驚。所以,我總結了十條要領,希望對各位規劃和組織高效、有益的會議有所幫助。

1.制定會議目標 
每一場會議(哪怕是日常匯報之類的最普通的會議)都應該有明確的目標。缺少明確目標往往會使會議時間無故延長。 
一場會議成功與否往往取決于會議目標是否實現或是否確立了合理的行動方針。舉例來說,假設你為會議制定的目標是確定2007年的銷售指標。在此目標的基礎上,你才能進一步考慮需要邀請哪些人到會、與會者需要了解哪些信息、以及會議的議程是什么。

2.收集議題,并提前下發會議議程 
所有會議都應根據會議目標制定相應的議程。議程應該合理地反映會議安排,確保所有議題及其陳述者都分配到了足夠的時間。 
為了盡早確立議程,你可以根據自己的推斷先草擬一份議程,盡量把會議期間需要討論的話題都考慮在內。然后,把這份草擬的議程下發給你打算邀請的與會者,并請他們盡快把修改意見反饋給你。根據實際需要,你可以和與會者進行反復的溝通,但最遲務必在開會的前一天把議程最終確定下來。

3.邀請所有相關人員,確保關鍵人物到會 
沒什么比對會議目標起決定性作用的關鍵人物未能到會更令人沮喪的了。與會者通常可以劃分為兩種人:那些能夠對達成會議目標起決定性作用的關鍵人物,以及那些對會議內容感興趣或能參與討論的人。為了確保會議取得良好效果,這兩種人你都得邀請,但務必確保那些對達成會議目標起決定性作用的關鍵人物到會。如果某位被邀請者打算派他人代為參會,則務必確保替代者有權行使代理職能。

4.切勿打岔 
始終牢記:達成會議目標才是開會的宗旨。因此,你要盡可能把所有與會者的注意力集中到會議目標上,切勿打岔。在會議期間,盡量排除手機、筆記本電腦、開關窗戶之類瑣事的干擾。如需要使用投影儀、筆記本電腦、電子白板或其它設備,那么請事先確定你知道怎么使用這些設備,且設備工作正常。

5.指派一名主持人
如果你不能主持會議,那么請指派他人來做主持人。主持人的職責是確保會議沿著正確的方向發展。一旦討論偏移了主題,他將及時糾正。

6.指派一名記錄員
會議記錄員負責記錄各種會議注釋、決策內容、落實項目以及其它相關信息。一名好的記錄員不會放過會議期間任何一點有用信息。對一些日常例會(例如:員工例會)進行會議記錄或許是一個不錯的選擇。

7.不達目的,決不散會
不要僅僅因為時間到了就宣布散會;只有當達成了會議目標或制定了行動方針之后才可以散會。如果在允許的時間內不可能達成會議目標,那么主持人應該預留出一段時間來討論哪些措施是沒有異議且可以著手實施的,并相應地分配任務。

8.分配完任務即轉入下一話題
切勿在某一話題上糾纏太久。在某一議題達成一致后,會議主持人應及時分配相關任務,并讓記錄員做好記錄,隨即轉入下一議題。會議成員就某一與主題不相干的話題展開激烈討論的情況屢見不鮮,應當特別注意。

9.下發會議記錄
把記錄員的會議記錄整理好,下發給相關的與會者。確保所有與會者對會議記錄的內容都沒有異議,并且被分配任務的人知道自己該做什么以及向誰匯報。為了讓新員工或缺席會議者能快速了解會議內容,你可以把會議記錄存檔在某個網站或共享文件夾里。

10.周期性地收集反饋信息 
你可以周期性地就如何使會議更有意義這個問題向與會者征集反饋信息,尤其對那些日常例會。收集反饋信息的方式既可以是正式的(比如:通過調研)也可以是非正式的(比如:把它作為一個議題在會議上順帶討論)。 
隨著你在管理道路上不斷前行,不管是作為組織者還是參與者,會議的效果和效率對你來說都將變得越來越重要。本文所給出的十大要領可以讓你的會議更加成功和高效,從此對枯燥乏味說再見。

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