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成功管理變更

出處:www.winitpro.com.cn 作者:www.winitpro.com.cn 時間:2011-5-27 10:31:24

我們的工作總是處在一種不斷變化的狀態之中,不知有多少IT經理曾經被管理變更搞得焦頭爛額。在尼科洛•馬基雅維利的著作《王子》中,他寫道:“世上沒有什么比在面對新局面時挺身而出擔當領導更有風險、更難以掌控、更不易成功的了。”確實,風險巨大:不能很好地管理變更會直接挫傷員工士氣,形成一種不信任的氣氛,甚至導致好員工紛紛離職,當然,最重要的還是破壞了業務連續性。要想成功地管理變更,你不僅要避免陷入三大誤區,還得掌握一系列變更管理的原則和策略。

三大誤區
部門經理如果對自己管理變更的能力不自信的話,很容易會失去員工的信任。憑借多年的經驗,我認為部門經理在管理變更時最容易陷入的三大誤區是:把變更當成突然襲擊、未能及時消除不確定性、以及對員工的感受不聞不問。

把變更當成突然襲擊。我的一個同事曾經把他們部門的一次改組比喻為一個小孩在注視玩偶匣:“設想你正悠閑地坐在地板上,注視著一個五彩斑斕的匣子,耳邊回蕩著柔和的音樂,突然間,一個面目猙獰的小丑玩偶以迅雷不及掩耳之勢從匣子里彈了出來,音樂也戛然而止。”同樣的道理,在工作中突然宣布某項變更也會顯得很突兀——尤其當員工不完全了解為什么要變更的時候。

當你向員工突然宣布變更時,他們會覺得自己仿佛中了埋伏并且被排除在了關鍵的商業或技術決策之外。那么,部門經理為什么要對員工搞突然襲擊呢?許多人這么做是因為他們相信自己的決定是有益的,不希望中斷公司業務的正常運轉或轉移員工的注意力。雖然這些經理的初衷是好的,但是這種做法顯然是自以為是且缺乏合理性的。我建議,還是把驚喜留到生日宴會上吧,那樣更有可能獲得大家的贊許。

未能及時消除不確定性。讓變更的過程充滿不確定性絲毫不比搞突然襲擊好。不確定性長期存在的現象往往發生在一項重大變更只實施了一部分的時候,這個階段往往充斥著各種傳聞和謠言。被不確定性所籠罩的員工往往會行事保守,因為他們擔心冒險有可能會損害他們的業績。比如,員工們在面對一個長期項目的時候往往會猶豫不前,因為他們擔心這會令他們當前所完成的工作變得不相干或不重要。

許多部門經理之所以未能及時消除不確定性,是因為,盡管他們意識到了搞突然襲擊會令人不快,但是卻低估了實施變更所需的時間。這樣所帶來的最大的壞處是會讓那些明星員工失去耐心,從而去尋找別的能讓他們迅速獲得成功的新工作。

對員工的感受不聞不問。作為一名經理,你在與員工討論變更話題的時候要注意方法,即使他們對變更表示理解和支持。如果你的決策對某個團隊或某個員工的工作產生了直接影響的話,你就要尤其慎重了。僅僅宣布某個團隊或個人被調動到別的項目部門或工作優先級發生了變化而不加以解釋,這樣,員工很容易把這種變更與自己的工作價值相掛鉤,他們會感覺自己的工作質量受到了置疑,從而士氣受挫。

經理們(特別是那些沒有與員工直接共事的經理)往往不能理解員工正在從事的工作對他們到底意味著什么,尤其當員工為了某個項目已經奮斗了很久的時候。在你實施變更的時候,務必要珍惜員工們的勞動成果以及為此所做出的奉獻,即使他們所從事的項目對你的業務已經不再有意義。同樣,讓你的員工感到自己的價值在重組后的業務中得到了認可也是很重要的。

成功管理變更的五大原則
只要你與員工之間溝通清晰并且重視他們的感受,成功地管理變更其實并不難。以下五條原則可以為你提供指導:
• 透明。不管變更是由壞消息(比如:業績下滑)還是好消息(比如:業績攀升)觸發的,你都應該坦誠地告知變更的原因。向員工解釋為什么要變,具體實施的時間表,以及負責變更的決策者。
• 將變更信息首先傳達給第一線的經理們以及將受到影響的其他個人。請他們把變更消息傳達給各自的團隊成員并且觀察員工們的反應。然后,舉行一個全體會議,讓大家暢所欲言,為員工們答疑解惑。
• 追求確定性。當你宣布完變更消息后,你應當盡可能地消除不確定性,即使你需要在某些部門首先實施變更。比方說,如果你知道公司的某些部門不會受到變更影響的話,你應當及早讓那些部門的員工知道,以打消他們心中的疑惑。
• 關注員工的感受。有些員工不論遇到何種變更都會本能地在心中積壓一種逆反情緒。你應該做的是,以誠相待,向他們解釋為什么變更以后前景會更好,盡管可能短期內要經歷一段艱難時期。如果實施變更的周期很長的話,你應當周期性地向員工通報變更的進展以及造成延誤的原因。
• 慶祝變更成功。我所學到的關于變更管理的最佳實踐之一來自于微軟的一位副總裁,他總是把正式(最終)宣布變更完成的儀式搞成一個慶功大會,讓大家共同慶祝新局面的到來。而且,他可不是象征性地慶祝,而是真正的狂歡派對。

衡量成功的標準
如果你在實施變更的過程中沒有對業務正常運轉造成太大破壞、沒有挫傷員工的士氣、也沒有損失任何一名關鍵員工,那么你的變更管理就算成功了。總的說來,衡量變更管理是否成功的重要標準在于你花了多長時間來把組織內部所有相關人員重新整合到新的任務中去。在你的職業生涯中,你可能會不止一次地面對變更管理的挑戰,變更總是不可避免的,即使現在無需面對,你也應當盡早培養這方面的能力,做到未雨綢繆。

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