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守內安觀點:郵件歸檔的三步解析

出處:守內安 作者:守內安 時間:2010-7-19 17:50:01

   一般情況下,郵件歸檔通常用以滿足審計、管理、分析或參考的目的,還可以用于應用恢復或數據恢復。我們從以下三點,來了解郵件歸檔。

1、內部管理控制成為郵件歸檔的重要內因   
  2004年美國技術和市場研究機構Radicati Group對企業電子郵件的歸檔需求進行調查,結果顯示25%的需求來自內部策略管理,15%的需求來自知識庫管理。這兩個方面的需求都屬于內部管控要求。   
  如果說在IT應用的初始階段,人們的著眼點主要在于現行業務的支撐,而疏于對數據尤其是歷史數據的管理的話,那么隨著信息系統中數據的累積、風險事故的發生,管理層開始意識到將電子文件歸檔,是實現內部控制的重要方法。曾經有案例顯示,一家公司某中層干部跳槽,將辦公自動化系統中歷年的文件全部拷貝帶走,其中不乏帶有機密性的文件。如果能將往年文件歸檔,從辦公自動化系統卸載出來,則可有效地規避此類風險。   
  除了出于保護信息安全的目的而開展歸檔之外,保護信息資產、實現信息資產增值是另一重要管理需求。已經有越來越多的機構意識到內部文檔是其重要的信息資產。Radicati Group 2004年的調查顯示,電子郵件用戶平均每日送出并接收84封電子郵件,數據大小共達10 MB左右。盡管該數據量僅僅針對電子郵件,仍然是相當驚人的。如果任由這些數據自生自滅,無異于親手將本屬于自己的財富白白扔掉。
  郵件歸檔是整合企業或組織內部知識財富的前提。
     
2、遵從法律規定成為郵件歸檔的最大外因   
  法規遵從性(compliance)是2002年之后世界范圍內文件管理領域的一個最熱門的關鍵詞。起因源自2002年7月美國頒布的《薩班斯——奧克斯利法案》(Sarbanes-Oxley Act of 2002,SOX)。SOX法案的應運而生,旨在加強企業監管,防止企業欺詐。這個被布什稱為“自羅斯福總統以來美國商業界影響最為深遠的改革法案”對文件的歸檔留存提出了非常嚴格的要求。比如,其最重要條款之一的404條款要求加強公司內部控制,而保存文件并維護其真實、可用是加強內部控制的基本手段。在美國上市的各大公司都要根據404條款制定了內部控制規章,《中國移動內部控制手冊》中有44處提到要將相關文件歸檔。在SOX法案的影響下,為保護公眾利益而對文件(包括電子文件)歸檔相關的其他法案,如《健康保險流通與責任法案》(HIPAA)、美國證券交易委員會的《有關證券交易單位必須保存文件的規定》(SEC Rule 17a-4)近年來也越來越引起歐美國家的重視。如果相關機構不按照這些法案的規定留存檔案,則可能面臨司法訴訟、高額罰款。而中國2010年出臺的《企業內部控制基本規范》中,就做了許多的要求事項,比如對內部控制的事前、事中和事后制度支持提出控制要求,企業的內部控制,應該貫穿于企業經營活動的決策、執行和監督的始終,涵蓋企業各種業務和事項。
  2002年之后,陸續有機構以身犯法,教訓深刻,影響深遠。2002年12月,5家華爾街股票代理公司德意志銀行、高盛集團、美國銀行公司、摩根斯坦利和花旗集團旗下的所羅門美邦,因未保留與業務有關的電子郵件,而被分別處以165萬美元的罰款。2006年5月,摩根斯坦利再次因未按規則保存電子郵件,而被美國證交會罰款1500萬美元。而在此之前的一樁民事訴訟中,該公司因為拒絕交出電子郵件而輸了官司,被陪審團一審判定賠償14.5億美元。據普華永道國際會計公司2005年的分析,在此前兩年的欺詐案調查中,涉及的企業數量是以前的3倍,這些官司中80%的證據系數字文件,平均每個官司都需要分析50萬封電子郵件和用戶文檔。   
  我國一批在美國上市的公司也面臨著遵循相關法規的迫切要求。隨著我國經濟改革和政府改革的深入,行政手段不再是約束機構歸檔行為的最強大力量,取而代之的將是法律、法規。相關主管部門應認識到這種趨勢,正視并充分利用法律手段促進機構對業務證據的保存和維護。

2、存儲成本、系統效率成為歸檔的重要權衡要素
  在紙質時代,人們考慮物理空間的限制而只能留存最有價值的文件。明顯不同的是,數字時代人們考慮存儲成本的主要出發點已經不再是物理空間,而是數據維護成本;已經超出了單純檔案數據存儲成本的范疇,而要從整體數據存儲、系統效率的角度全面衡量。
  隨著業務活動的持續開展,業務系統中的數據會不斷累加,而其中不活躍的數據如果繼續保存在業務系統中,一方面業務系統中的活動數據保存在價格昂貴的主存儲設備中,造成硬件投資的不斷增加;另一方面過大的數據量會嚴重影響業務程序運行的效率,對業務系統投資效益造成折損。美國著名信息技術咨詢機構Gartner Group的報告顯示,企業有78%的數據主要存儲在主存儲設備上,而主存儲設備通常比輔助存儲設備要貴很多。
  存儲設備的購置費到底有多少呢?國際數據公司(IDC)6年前的統計顯示,2001年用戶在存儲產品和服務器上的花費已接近1∶1,到2003年,這一比例將擴大至3∶1。時至今日,這個比例只會增加不會減少。但是,存儲設備的購置費并不是存儲成本的全部。Gartner Group指出,對于最終用戶,其存儲容量與存儲管理的開銷大約為1∶3。由此可見數據存儲的低效將導致巨大浪費。將經過流轉和處理的數據歸檔可以降低活動數據的規模,提升業務系統的運行效率。


  Softnext守內安專注在郵件領域開發應用系統及提供服務有10年的時間了,推出的 Mail Archiving Expert(簡稱MAE)提供具管理彈性的郵件歸檔管理服務,遵循法規要求(如SOX、BS7799、CNS 17799、企業內部控制基本規范等),可實現郵件生命周期管理服務 (Mail Lifecycle Management),依據內容歸檔儲存策略,MAE會進行郵件備份檔的自動搬移,節省管理人力。另外還提供三級權限管理,可強化分權管理并符合審核私密性的需求。管理員可按企業策略,制定檢視數據范圍,并產生多元化管理報表。通過MAE備存至儲存設備的郵件數據均被高度加密而有效保護,能防止惡意竊取及不法竄改數據。為確保儲存數據的可用性,MAE針對去重復性內容檢查、以防數據篡改、儲存失誤/成功等推出自動檢查機制。MAE注重人性化設計,適合多元化管理需求而持續優化的郵件歸檔系統。
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